Gepubliceerd op 3 mei 2021

Locatie Zwolle
16 uur per week
23-05-2021

Management Assistent

Als managementassistente ga je aan de slag bij de Statengriffie, de ambtelijke ondersteuning van Provinciale Staten. De Statengriffie is een enthousiast team dat onafhankelijke ondersteuning biedt aan alle leden van Provinciale Staten en aan de Commissaris van de Koning in zijn rol als voorzitter van Provinciale Staten. Het team bestaat uit de griffier, drie statenadviseurs, drie commissiesecretarissen, twee managementassistentes en een communicatiemedewerker. De belangrijkste taak van de Statengriffie is het adviseren en ondersteunen van Provinciale Staten, haar Statencommissies en de Statenvergadering. De Statengriffie werkt voor en met Provinciale Staten aan meer verbinding met de Overijsselse samenleving en een intensievere samenwerking met Gedeputeerde Staten .

Geen dag is hetzelfde door het diverse takenpakket en de ad hoc werkzaamheden die dagelijks voorbij komen. Wat je onder andere, samen met je duo-collega, gaat doen is:

  • Verwerking van alle (digitale) post;
  • Agendabeheer van de griffier;
  • Vergaderapp Notubox vullen met vergaderingen en bijeenkomsten;
  • Facilitaire werkzaamheden rondom huidige, nieuwe en vertrekkende Statenleden,
  • Burgerleden en fractieondersteuners;
  • Secretariële ondersteuning van je directe collegas.

Daarnaast zorg je ook voor de financiële ondersteuning waaronder de controle van de declaraties van Staten- en Burgerleden in Youforce en de facturering van de griffie zelf via SAP. Ben je het secretariaat van de penningmeesters van de fracties en zorg je voor de verslaglegging van dit overleg. En verzorg je de correspondentie van de financiële vergoedingen die de fracties ontvangen.

We zoeken een collega voor 16 uur per week.

Wij zoeken een collega met een secretariële opleiding op mbo+ niveau en enkele jaren ervaring in een gelijkwaardige functie. Je beheerst MS Office. Ervaring met het vergadersysteem van Notubiz (Notubox), SAP en Youforce is een pré. We zoeken iemand met de volgende competenties: flexibel, creatief, accuraat, onpartijdig, tactvol, representatief, doelgericht en stressbestendig. Maar ook een gezonde dosis humor vinden we binnen de griffie belangrijk.
Je hebt affiniteit met financiële en personele administratie. Je hebt goede digitale vaardigheden. Je bent zelfstandig en neemt je verantwoordelijkheid. Maar je kunt ook proactief meedenken en je bent klantgericht. Werken in een politiek bedrijf trekt jou aan, je weet op hoofdlijnen hoe het politiek bedrijf in elkaar zit.

In verband met vertrek van een collega zijn we op zoek naar een managementassistente voor 16 uur per week. Dit is een duo-functie met de huidige managementassistente. Je werkdagen zijn bij voorkeur de dinsdag en donderdag. Zo af en toe kan het voorkomen dat je de woensdag aanwezig dient te zijn in verband met een deelname aan een werkbezoek, verslaglegging penningmeester overleg of een PS vergadering. Jij krijgt voor deze functie, afhankelijk van je ervaring, een salaris van minimaal  2.134,29 Euro en maximaal 3.049,00 Euro (schaal 7) bij een 36-urige werkweek. We zoeken een collega voor 16 uur per week. Daarnaast krijg je een Individueel Keuze Budget van circa 22% van je jaarsalaris waarin onder andere je vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof is ondergebracht. Je bepaalt zelf binnen grenzen wanneer en waarvoor je het budget inzet. Het betreft een dienstverband voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.
Provincie Overijssel is beoordeeld als World-class Workplace. Jouw talenten en ontwikkeling vinden wij belangrijk. Je takenpakket stemmen we dan ook zo veel mogelijk af op jouw talenten. Ook zijn er veel mogelijkheden om cursussen en opleidingen te volgen vanuit een Persoonlijk Ontwikkelbudget. We hebben een informele werksfeer in een werkomgeving waar je kunt flexwerken. Bekijk onze werkomgeving op www.werkenbijoverijssel.nl.

Je gaat aan de slag bij de statengriffie, de ambtelijke ondersteuning van Provinciale Staten. Zij biedt onafhankelijke ondersteuning aan alle leden van Provinciale Staten en aan de Commissaris van de Koning in zijn rol van voorzitter van Provinciale Staten. De belangrijkste taak van de griffie is het adviseren en logistiek ondersteunen van Provinciale Staten en haar Statencommissies. Er zijn diverse werkzaamheden op het gebied van informatievoorziening, ondersteuning en advisering, het formuleren van officiële stukken en het organiseren van verschillende soorten bijeenkomsten. De griffie werkt voor en met Provinciale Staten aan meer verbinding met de Overijsselse samenleving en een intensievere samenwerking met Gedeputeerde Staten.Meer informatie over de provincie Overijssel vind je op www.overijssel.nl.Meer informatie over de provincie Overijssel vind je op www.overijssel.nl.